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Tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas.

Actualizado a la reforma fiscal 2015.

Se entiende por dietas y asignaciones para gastos de viaje aquellas cantidades que la empresa paga al trabajador cuando tiene que desplazarse o viajar fuera del lugar donde se encuentra su centro de trabajo.

Estos desplazamientos producen una serie de gastos, como son los de transporte, comidas, y en caso de tener que pasar fuera una o varias noches, gastos de alojamiento.

En principio es una retribución que el trabajador recibe de su empresa, y por tanto debería incluirla en su declaración de la renta. Pero la ley ha entendido que como se trata de cantidades que lo que pretenden es compensar una serie de gastos que se van a producir para el trabajador por motivos laborales, no deben tributar.

Eso sí, establece una serie de límites y condiciones para que esas cantidades no tributen. Si se exceden los límites o se incumplen las condiciones, habrá que declarar esos excesos.

Antes de analizar en profundidad dichos límites, a continuación puedes consultar un cuadro orientativo, donde vienen recogidos todos ellos :

CONCEPTO IMPORTE EXENTO IMPORTE NO EXENTO
Gastos de manutención y estancia (Dietas) Gastos de estancia Importe justificado Importe no justificado
Gastos de manutención Pernocta España 53.34 € El exceso de tales cantidades
Extranjero 91.35 €
No Pernocta España 26.67 €
Extranjero 48.08 €
Personal de vuelo España 36.06 €
Extranjero 66.11 €
Gastos de Locomoción Transporte público Importe justificado Importe no justificado
Por su cuenta 0.19 €/Km recorrido + peajes y aparcamiento justificado El exceso
Pluses de transporte urbano y de distancia Hasta el 20% del IPREM (en conjunto) El exceso del 20% del IPREM (en conjunto)


Los límites están establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF en los siguientes términos.

A. Reglas generales:

"2. Asignaciones para gastos de locomoción.

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

3. Asignaciones para gastos de manutención y estancia.-

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

Salvo en los casos previstos en la letra b) siguiente, cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

a) Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

1º. Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:

— Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

— Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

2º. Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

En el caso del personal de vuelo de las compañías aéreas, se considerarán como asignaciones para gastos normales de manutención las cuantías que no excedan de 36,06 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 66,11 euros diarios si corresponden a desplazamiento a territorio extranjero.

Si en un mismo día se produjeran ambas circunstancias, la cuantía aplicable será la que corresponda según el mayor número de vuelos realizados.

A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

b) Tendrán la consideración de dieta exceptuada de gravamen las siguientes cantidades:
(...)

4º. El exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluso la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto, por razón de cargo, empleo, categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España.
Lo previsto en esta letra será incompatible con la exención prevista en el artículo 5 de este Reglamento.

4. El régimen previsto en los apartados anteriores será también aplicable a las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que perciban los trabajadores contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes, siempre que aquellas asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto del que constituya la residencia habitual del trabajador.

5. Las cuantías exceptuadas de gravamen en este artículo serán susceptibles de revisión por el Ministro de Economía y Hacienda, en la proporción en que se revisen las dietas de los funcionarios públicos.

6. Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este artículo estarán sujetas a gravamen.


B. Reglas especiales:

1. Cuando los gastos de locomoción y manutención no les sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes presten sus servicios, los contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente podrán minorar sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos, en las siguientes cantidades, siempre que justifiquen la realidad de sus desplazamientos:

a) Por gastos de locomoción:

Cuando se utilicen medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

b) Por gastos de manutención, los importes de 26.67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero.

A estos efectos, los gastos de estancia deberán estar en todo caso resarcidos por la empresa y se regirán por lo previsto en la letra a) del apartado 3 de la letra A de este artículo.

2. Estarán exceptuadas de gravamen las cantidades que se abonen al contribuyente con motivo del traslado de puesto de trabajo a municipio distinto, siempre que dicho traslado exija el cambio de residencia y correspondan, exclusivamente, a gastos de locomoción y manutención del contribuyente y de sus familiares durante el traslado y a gastos de traslado de su mobiliario y enseres."

En consecuencia, cuando se trate de cantidades abonadas a los trabajadores como consecuencia de una relación laboral y que pretendan compensar gastos ordenados por la empresa por el desplazamiento fuera del centro de trabajo o del municipio donde la misma radique serán aplicables los límites establecidos en el artículo 8 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto 214/1999, de 5 de febrero.

Siempre que la empresa reembolse los gastos de locomoción y de manutención y estancia a los trabajadores, estén justificadas mediante factura completa y, además, no excedan de los límites establecidos en el artículo 8 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, las citadas cantidades no estarán sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

En los casos en que por no existir justificante se abone por la sociedad cantidades a tiempo alzado, la realidad de los desplazamientos, así como el motivo de los mismos, deberán acreditarse por cualquier medio de prueba válido en Derecho, conforme al artículo 106 de la Ley General Tributaria, aplicándose asimismo los límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en cuanto a la exoneración de gravamen de los mismos.

Con respecto al IVA soportado respecto de aquellos gastos cabe señalar lo siguiente.

El artículo 96 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido establece que:

"No podrán ser objeto de deducción, en ninguna proporción, las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición, incluso por autoconsumo, importación, arrendamiento, transformación, reparación, mantenimiento o utilización de los bienes y servicios que se indican a continuación y de los bienes y servicios accesorios o complementarios a los mismos:

3º Los alimentos, las bebidas y el tabaco.
(...)

6º. Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades."

En consecuencia, en la medida en que los gastos de desplazamiento sean deducibles a efectos de determinar el rendimiento de la actividad en el Impuesto sobre Sociedades de la empresa, las cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido soportadas relativas a los mismos serán deducibles siempre que cumplan el resto de los requisitos de deducibilidad contenidos en el Título VIII de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

En relación con los gastos de manutención y estancia la interpretación conjunta de los preceptos señalados lleva a la conclusión de que darán lugar a cuotas soportadas deducibles cuando se hayan producido como consecuencia de un desplazamiento o viaje, siempre que se consideren como gasto deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades y cumplan el resto de los requisitos de deducibilidad.

En cuanto a la justificación de los gastos, el artículo 106.4 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria señala:

"Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria".

A los efectos previstos, el artículo 1 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación estipula la obligación de expedir, entregar y conservar justificantes de las operaciones, siendo la factura completa el justificante por excelencia.

Es más, sólo servirán como documentos justificativos del derecho a la deducción en el Impuesto sobre el Valor Añadido y en el Impuesto sobre Sociedades las facturas completas expedidas a nombre de la sociedad, siempre que reúna los datos y requisitos a que se refiere el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012.

Por otra parte, para justificar la realidad del desplazamiento y su realización en el marco de una actividad empresarial servirá cualquier medio de prueba válido en Derecho, conforme al artículo 106 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.


Departamento Fiscal de RCR Proyectos de Software.




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