En relación con las dietas o gastos de comida de los trabajadores de la empresa existen dos posibilidades

    a) Indirectamente; donde los trabajadores pagan sus comidas y posteriormente la empresa les reintegra el importe del gasto satisfecho, es decir, que no se presta el servicio de restaurante por la propia empresa. Esto se denomina "dietas por alimentación" y frecuentemente, las empresas incluyen estos gastos en la nómina del trabajador.

    Independientemente de que se incluyan o no, estas cantidades tienen la consideración de retribuciones y, por tanto, deberían contabilizarse en el subgrupo 64 "Gastos de personal", estando sujetas a IRPF y retenciones, además del IVA que genere este servicio y que será deducible, de acuerdo al artículo 96, apartado uno, número 6º, de la Ley 37/1992 del IVA, que establece que podrán ser objeto de deducción las cuotas soportadas por la adquisición de servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración cuando el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades

    b) Directamente; la empresa se hace cargo directamente del gasto de comidas. En este caso puede ocurrir que el pago se realice directamente por la empresa o que el pago lo realice el trabajador con carácter de suplido (por cuenta y nombre de la empresa).

   En tal caso se trata de un gasto de la propia empresa, por lo que el trabajador no tiene ningún gasto ni ingreso.

    La empresa contabilizará este gasto en la cuenta 64, que será deducible en la medida en que tenga relación con la actividad desarrollada, esté contabilizado, su importe se encuentre dentro de límites razonables y esté justificado, (si el gasto es deducible, también lo será el IVA soportado).

    No obstante el art. 43 de la ley del IRPF, establece ciertos límites dentro de los cuales estos gastos no tiendrán la consideración de retribuciones en especie, por lo que no se deberá tributar por ellos. Dicho artículo dice así:

    "1. A efectos de lo previsto en el artículo 46.2.c) de la Ley del Impuesto, tendrán la consideración de entrega de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa las fórmulas directas e indirectas de prestación del servicio, admitidas por la legislación laboral, en las que concurran los siguientes requisitos:

    1º. Que la prestación del servicio tenga lugar durante días hábiles para el empleado o trabajador.

    2º. Que la prestación del servicio no tenga lugar durante los días que el empleado o trabajador devengue dietas por manutención exceptuadas de gravamen de acuerdo al artículo 8 de este Reglamento.

    2. Cuando la prestación del servicio se realice a través de fórmulas indirectas, tendrán que cumplirse, además de los requisitos exigidos en el número anterior, los siguientes:

    1º. La cuantía de las fórmulas indirectas no podrá superar 9 euros diarios. Si la cuantía diaria fuese superior, existirá retribución en especie por el exceso. Esta cuantía podrá modificarse por el Ministro de Economía y Hacienda atendiendo a la evolución económica y al contenido social de estas fórmulas.

    2º. Si para la prestación del servicio se entregasen al empleado o trabajador vales-comida o documentos similares, se observará lo siguiente:

    Deberán estar numerados, expedidos de forma nominativa y en ellos deberá figurar su importe nominal y la empresa emisora.

    - Serán intransmisibles.
    - No podrá obtenerse, ni de la empresa ni de tercero, el reembolso de su importe.
    - Sólo podrán utilizarse en establecimientos de hostelería.
    - La Empresa que los entregue deberá llevar y conservar relación de los entregados a cada uno de sus empleados o trabajadores, con expresión del número de documento y día de entrega.