Cómo deducir las dietas a trabajadores por gastos en comidas
En relación con el abono de las dietas o gastos de comida de los trabajadores de la empresa existen dos posibilidades:
A) Indirectamente:
Los trabajadores pagan sus comidas y posteriormente la empresa les reintegra el importe del gasto satisfecho, es decir, que no se presta el servicio de restaurante por la propia empresa. Esto se denomina "dietas por alimentación" y frecuentemente, las empresas incluyen estos gastos en la nómina del trabajador.
Independientemente de que se incluyan o no, estas cantidades tienen la consideración de retribuciones y, por tanto, deberían contabilizarse en el subgrupo 64 "Gastos de personal", estando sujetas a IRPF y retenciones, además del IVA que genere este servicio y que será deducible, de acuerdo al artículo 96, apartado uno, número 6º, de la Ley 37/1992 del IVA, que establece que podrán ser objeto de deducción las cuotas soportadas por la adquisición de servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración cuando el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades
B) Directamente:
La empresa se hace cargo directamente del gasto de comidas. En este caso puede ocurrir que el pago se realice directamente por la empresa o que el pago lo realice el trabajador con carácter de suplido (por cuenta y nombre de la empresa).
En tal caso se trata de un gasto de la propia empresa, por lo que el trabajador no tiene ningún gasto ni ingreso.
La empresa contabilizará este gasto en la cuenta 64, que será deducible en la medida en que tenga relación con la actividad desarrollada, esté contabilizado, su importe se encuentre dentro de límites razonables y esté justificado, (si el gasto es deducible, también lo será el IVA soportado).
No obstante el artículo 42 de la ley del IRPF, establece ciertos límites dentro de los cuales estos gastos no tendrán la consideración de retribuciones en especie, por lo que no se deberá tributar por ellos. Particularmente, el apartado 3 de dicho artículo dice así:
3. Estarán exentos los siguientes rendimientos del trabajo en especie:
a) Las entregas a empleados de productos a precios rebajados que se realicen en cantinas o comedores de empresa o economatos de carácter social. Tendrán la consideración de entrega de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa las fórmulas indirectas de prestación del servicio cuya cuantía no supere la cantidad que reglamentariamente se determine.
En consecuencia debemos dirigirnos al Reglamento del IRPF para contemplar todas las peculiaridades y requisitos de esta exención:
Artículo 45. Rendimientos del trabajo exentos por gastos por comedores de empresa.
1. A efectos de lo previsto en el artículo 42.3.a) de la Ley del Impuesto, tendrán la consideración de entrega de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa las fórmulas directas e indirectas de prestación del servicio, admitidas por la legislación laboral, en las que concurran los siguientes requisitos:
- 1.º Que la prestación del servicio tenga lugar durante días hábiles para el empleado o trabajador.
- 2.º Que la prestación del servicio no tenga lugar durante los días que el empleado o trabajador devengue dietas por manutención exceptuadas de gravamen de acuerdo al artículo 9 de este Reglamento.
2. Cuando la prestación del servicio se realice a través de fórmulas indirectas, tendrán que cumplirse, además de los requisitos exigidos en el número anterior, los siguientes:
- 1.º La cuantía de las fórmulas indirectas no podrá superar 11 euros diarios. Si la cuantía diaria fuese superior, existirá retribución en especie por el exceso.
- 2.º Si para la prestación del servicio se entregasen al empleado o trabajador vales-comida o documentos similares, tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago se observará lo siguiente:
- a) Deberán estar numerados, expedidos de forma nominativa y en ellos deberá figurar la empresa emisora y, cuando se entreguen en soporte papel, además, su importe nominal.
- b) Serán intransmisibles y la cuantía no consumida en un día no podrá acumularse a otro día.
- c) No podrá obtenerse, ni de la empresa ni de tercero, el reembolso de su importe.
- d) Sólo podrán utilizarse en establecimientos de hostelería.
- e) La empresa que los entregue deberá llevar y conservar relación de los entregados a cada uno de sus empleados o trabajadores, con expresión de:
En el caso de vales-comida o documentos similares, número de documento, día de entrega e importe nominal.
En el caso de tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago, número de documento y cuantía entregada cada uno de los días con indicación de estos últimos.
En conclusión, si se cumple el presupuesto señalado en este artículo, el gasto será deducible para la empresa, tanto en la imposición indirecta como directa, siempre que esté justificado y anotado en la contabilidad conforme a las normas del PGC.
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