Conservación de los datos y acceso al registro de la jornada.

    El Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa conservará los registros de la jornada de los trabajadores durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Es necesario contar con algún medio concreto de conservación? ¿Qué es lo que tiene que ser objeto de conservación?

    Es válido cualquier medio de conservación siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.

    Por otro lado, y a diferencia del registro de los contratos a tiempo parcial, el deber de conservación se extiende a los registros diarios y no se prevé la totalización de los mismos en periodos más extensos, sin perjuicio de las obligaciones previstas en el caso de horas extraordinarias.

¿Qué significa que los registros permanecerán a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social?

    La exigencia de que permanezcan a disposición debe interpretarse en el sentido de que sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que se soliciten por los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, garantizando el empresario su cumplimiento, que será coherente con el sistema de registro utilizado. Esta obligación está establecida directa y expresamente en la Ley por lo que no puede ser condicionada en ningún caso.

    En este sentido, que los registros "permanecerán a disposición" debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. Con ello, se evita, además, la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros.

    El Criterio Técnico de la ITSS nº 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y S.S. en materia de registro de jornada añade que los registros deben estar o ser accesibles desde el centro de trabajo en el que se encuentren las personas trabajadoras o sus representantes.

    También prevé que en el caso de que el registro se haya realizado en papel, podrá conservarse archivándolo en formato informático mediante el escaneo de los documentos originales, guardando  los archivos resultantes con las debidas garantías e, igualmente, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la ITSS.

¿Hay que entregar copias a los trabajadores o a los representantes legales?

    En cuanto a la obligación de entrega o forma concreta de puesta a disposición, nada señala la norma que implique hacerla equivalente a los registros de jornada de los contratos a tiempo parcial, horas extraordinarias o de trabajadores móviles. Por tanto, debe entenderse, por razones de seguridad jurídica, que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni debe entregarse al trabajador individual copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta, de nuevo, la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

Formularios

Formularios para el registro diario de la jornada de los contratos de trabajo

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Cómo se realiza el registro de la jornada de los trabajadores

Legislación

Artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores R.D.Legis 2/2015. Contrato a tiempo parcial y contrato de relevo.
Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores R.D.Legis 2/2015. Jornada.
Artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores R.D.Legis 2/2015. Horas Extraordinarias.
Artículo 7.5 de la LISOS Real Decreto Legislativo 5/2000.
Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores.
Criterio Técnico OE ITSS nº 101/2019 Sobre actuación de la Inspección de Trabajo y S.S. en materia de registro de Jornada