Proceso de Liquidación de Sociedad. Custodia de libros y registro contable de la liquidación

PROCESO DE LIQUIDACIÓN: REGISTRAR CONTABILIDAD DE LIQUIDACIÓN Y CUSTODIA DE LIBROS.



    En otros apartados ya hemos tratado algunas de las problemáticas contables que pueden surgir en el período de liquidación consecuencia del Cobro de créditos y pago de deudas sociales.

    Hemos de fundamentar este proceso en el marco de las obligaciones establecidas para los liquidadores dentro del Texto Rfundido de la Ley de Sociedades de Capital (RDL 1/2010), en concreto en su artículo 386 cuando dice:

"Los liquidadores deberán llevar la contabilidad de la sociedad, así como llevar y custodiar los libros, la documentación y correspondencia de ésta."


A. CONTABILIDAD DE LA LIQUIDACIÓN:

    Pues bien, también serán objeto de registro contable ajustes tales como:

  1. ELIMINAR CUENTAS CONTABLES QUE SE COMPENSAN ENTRE SÍ. Proceso denominado en la "jerga contable" como "eliminación de cuentas compensadoras"; el objetivo de esta fase del proceso de liquidación es el de ajustar el activo contable al activo real de la empresa, eliminando todas aquellas cuentas "compensadoras de activo y pasivo" contra las cuentas a las cuales están compensando.
    Ejemplo de este tipo de cuentas compensadoras son las amortizaciones de los distintos activos de inmovilizado y los deterioros. A modo de ejemplo podemos mostrar la eliminación/ajuste de la amortización acumulada de un determinado mobiliario:

    REGISTRO DIARIO - CUENTAS CONTABLES

    DEBE

    HABER

    (2816) Amortización Acumulada de Mobiliario

    XXX

     

    a (216) Mobiliario

     

    XXX



  2. REALIZAR/CONVERTIR ACTIVOS DE LA SOCIEDAD. La realización del activo busca convertir en dinero líquido todos los bienes y derechos que forman el patrimonio de la entidad:
    1. Inmovilizados.

    2. Clientes.

    3. Deudores.

    4. Créditos a largo y corto plazo.

    5. Créditos al personal.

    6. Cantidades pendientes de cobro frente a la Administración.

    7. Etc.


  3. REGISTRAR GASTOS DE LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD. Será la partida contable "Resultados de Liquidación (127)" donde habremos de recoger, las PÉRDIDAS obtenidas consecuencia de la liquidación de las cuentas de activo y pasivo que se van "dando de baja" en la liquidación de la sociedad; pero también podrán ser recogidos los BENEFICIOS consecuencia de la realización de los activos.
    Además, será la cuenta habilitada para recoger los gastos en los que incurra la sociedad consecuencia de la liquidación de la misma (pago a liquidadores, gastos de notaría, registro, etc.).

    El uso de esta partida contable es potestativo, incluso su numeración no está recogida expresamente en el PGC, por lo que simplemente resulta un CONSEJO, sabiendo que siempre pueden ser utilizadas las partidas que respondan a la naturaleza exacta de la operación de liquidación realizada (a modo de ejemplo el pago de los servicios de los liquidadores como profesionales podría venir registrado en la cuenta la cuenta (623) Servicios de profesionales independientes).


  4. OTROS.

  5. Partidas contables tales como los activos por impuestos diferidos (entre otras) que tengamos en nuestra contabilidad habrán ser dados de baja. Así lo establece el texto de la Resolución de 18 de octubre de 2013, del ICAC, cuando dice "la empresa dará de baja los activos por impuesto diferido salvo que resulte probable que pueda disponerse de ganancias fiscales en la liquidación de la empresa que permitan su aplicación".


B. CUSTIODIA DE LIBROS:

    Los empresarios deben conservar debidamente ordenados los libros contables, tanto los obligados por la legislación mercantil como aquellos otros obligados por la normativa fiscal, así como la correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su actividad.

        Cuando una entidad mercantil se encuentra en proceso de liquidación, la responsabilidad de custodia recae sobre los liquidadores, al menos durante el período en el que se desarrolle la liquidación. Una vez liquidada y extinguida la sociedad, la norma prevé el depósito de los libros de comercio,

EL EMPRESARIO CONSERVARÁ LOS LIBROS DURANTE 6 AÑOS SALVO OTRO PLAZO ESTABLECIDO EN DISPOSICIONES GENERALES O ESPECIALES.

la correspondencia, la documentación y los justificantes en el Registro Mercantil (si así se indica en la escritura), en caso contrario serán los liquidadores los que asumirán el deber de conservación de dichos libros y documentos durante el plazo de 6 años a contar desde la fecha de asiento de cancelación de la sociedad (último asiento realizado en los libros). Esta obligación de carácter mercantil habremos de entenderla tanto para los libros cuya legalización resulta obligatoria (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), como aquellos otros para los que no existe tal obligación (libro mayor, libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas, libro de bienes de inversión, etc.); al mismo tiempo resultará conveniente la conservación de documentación tal como justificantes bancarios, facturas, etc.



    Es el artículo 30.2 del Código de Comercio (C.C.) el que establece este plazo, que será considerado de prescripción y no de caducidad, pues podría ser interrumpido por la actuación de la Administración Tributaria.

    "2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. (...)".


    Establecido el plazo para la conservación de la documentación con carácter MERCANTIL, no podemos terminar este apartado sin hacer una reflexión al respecto de la conservación y custodia de la documentación desde otros ámbitos, sobre todo desde el ÁMBITO TRIBUTARIO que en la mayoría de casos es el que más preocupa al responsable de la custodia de los documentos.

    Así, son los artículos 66 a 70 de la Ley General Tributaria (LGT) los que establecen que los libros  y documentación obligatoria a efectos fiscales, así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en estos libros (programas y archivos informáticos, justificantes con trascendencia fiscal, etc.), deben ser conservados, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. Resumiendo:

CONCEPTO

PRESCRIPCIÓN

NORMATIVA REGULADORA

Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias

4 años

Artículo 66 LGT

Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación

10 años

Artículo 66.bis LGT



CONSEJO

Conserve la documentación como mínimo los 6 años que requiere la normativa mercantil, sabiendo que la documentación relacionada con bienes inmuebles y compensación de bases fiscales negativas debería ser conservada en algunos casos "de por vida".

    Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente. Ahora bien, aun cuando existe esta fijación temporal concreta y determinada hemos de entender que la obligación de conservación de documentación se puede extender más allá de los plazos referidos pues el derecho de la Administración se ampliará en la medida en la que hagamos uso de esta documentación.

    Por ejemplo en el caso de la documentación relacionada con los inmovilizados deberemos conservar sus facturas de compra durante el tiempo en el que estén siendo amortizados más los plazos de prescripción establecidos en el cuadro anterior; de igual forma ocurrirá con los bienes de inversión que puedan ser objeto de regularización a efectos del IVA, cinco o diez años para bienes muebles e inmuebles respectivamente.

Comentarios



Proceso de Liquidación. Operaciones de liquidación.
Proceso de Liquidación. Cobro de créditos y pago de deudas sociales.

Legislación



Artículo 386 RDLeg 1/2010 TRLSC. Deberes de llevanza de la contabilidad y de conservación.
Resolución de 18 de octubre de 2013

Jurisprudencia



Liquidación

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