¿Qué ocurre si un empleado no cumple con el registro horario? ¿Cómo puede actuar la empresa para evitar ser sancionada?

Desde la aprobación de la normativa sobre el registro de la jornada diaria de los trabajadores, en SuperContable hemos tratado varias aspectos de esta obligación laboral: cómo se realiza el registro de la jornada de los trabajadores, a quién se aplica y a quién no este registro, cómo funciona el registro de jornada en el teletrabajo, qué instrumentos o medios pueden utilizarse para llevar a cabo el registro de la jornada o cómo realizar el registro de la jornada mediante un documento firmado por los trabajadores.

Aunque existen varias formas de realizar registro, el mecanismo más utilizado para llevar a cabo el registro de la jornada, al menos en el caso de autónomos y de pequeñas y medianas empresas, es un documento en papel firmado por la persona trabajadora al inicio y al final de su jornada.

Los Tribunales (Sentencia de la AN de 15 de Febrero de 2022) han establecido que, aunque la lógica de los tiempos se inclina por la utilización de un registro telemático, la norma no impide que pueda realizarse el registro en papel, siempre y cuando se cumplan las obligaciones establecidas en el Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y fundamentalmente, lo siguiente:

1. El horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
2. La conservación por la empresa de los registros durante cuatro años.
3. La puesta a disposición de los datos del registro a las personas trabajadoras, a sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Eso sí, sea cual sea la necesidad del registro, la persona trabajadora debe actuar, de una forma u otra, para cumplimentar debidamente el mismo, ya sea accediendo a una aplicación o plataforma, ya sea fichando, o ya sea poniendo su firma en un registro en papel.

Pero, ¿qué ocurre si la persona trabajadora no cumplimienta ese registro?.

Nos referimos al hecho de que el empleado no firme el registro diario, no acceda a la aplicación de control o, por ejemplo, no fiche.

Es necesario recordar que la Ley establece que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada; y que debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Igualmente, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador también se debe registrar día a día y se debe entregar copia del resumen al empleado.

La Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, de 14 de julio de 2022, analiza precisamente el caso de un empleado que reclama horas extraordinarias no abonadas. Frente a dicha reclamación, la empresa demandada alega que el empleado no cumplía con las instrucciones de la empresa de registrar la jornada en la plataforma establecida para ello.

La Sala señala que la Ley impone la obligación de registro de la jornada a la empresa y añade, en lo que a aquí nos interesa, que:

Y apunta también que:

Por ello, aplicando la regla de la facilidad probatoria a la empresa, que debe disponer del conocimiento suficiente sobre la realización de una jornada superior a la ordinaria de forma habitual o permanente y, en su caso, la que pruebe su inexistencia, la Sala confirma la Sentencia del Juzgado que condena a la empresa a abonar al empleado la cuantía de 19.552,08 euros brutos, en concepto de diferencias salariales y horas extraordinarias no compensadas ni abonadas, más los correspondientes intereses moratorios al tipo del 10%.

En resumen, si en su empresa tiene algún empleado reacio a cumplir con las obligaciones de registro de su jornada, debe adoptar las medidas oportunas al respecto porque, como hemos visto, los incumplimientos de los trabajadores no exoneran a la empresa de las consecuencias económicas, muy cuantiosas a veces, que pueden derivarse del hecho de no tener al día y en orden el registro de la jornada.

Y, tal y como acontecía con el incumplimiento de los trabajadores de las medidas sanitarias por el COVID-19, recomendamos a la empresa lo siguiente: