El Libro de Actas en la Legalización de Libros.

Fecha Publicación: 24-04-2015 - Número Boletín: 17 Año: 2015

          El próximo jueves día 30 de Abril, finaliza el plazo establecido para la primera legalización de libros obligatoria vía telemática, y desde www.supercontable.com una de las principales (sino la principal) problemáticas  que hemos podido contrastar con todos nuestros clientes, lectores y colaboradores en relación a esta obligación formal, ha estado relacionada con la presentación del Libro de Actas de las Sociedades.

          Se han dado diversas circunstancias al respecto, y sobre ellas vamos a intentar aclarar alguna cuestión: (por simplificar entendemos que ejercicio económico coincide con año natural)

Empresas que tenían libro de actas legalizado hasta 2013.

          Estas empresas en relación a este libro, han debido realizar dos “actuaciones” dentro del mismo proceso de presentación-legalización de libros:

          1ª.- Presentar el libro de actas del ejercicio 2014, donde solamente se incluirán actas formalizadas en el ejercicio 2014, junto con el resto de libros obligatorios a legalizar (inventario, cuentas anuales, libro diario, libro registro de socios o de acciones nominativas, y balances de comprobación o sumas y saldos).

          2ª.- Realizar una diligencia de cierre del libro de actas que tenían previamente. Esta diligencia de cierre habrá de esta fechada a 31 de diciembre de 2013 y no se insertará junto con los libros de 2014, sino que en la propia presentación de los libros se adicionará como fichero complementario a los mismos una vez se vaya a realizar la presentación (si utilizan el programa LEGALIA de www.registradores.org esta opción se habilitará una vez que se va a generar el fichero de presentación).

          Esto supondrá UN SOLO ENVÍO (un solo fichero con su correspondiente instancia) al Registro Mercantil correspondiente.

          RECORDAR: Esta misma diligencia de cierre habrá de ser realizada en relación al libro registro de socios o acciones emitidas si ya estaba previamente legalizado.

Empresas que NO tenían legalizado el libro de actas hasta la fecha.

          Como ya hicimos mención en un comentario anterior, la sociedad podrá legalizar los libros de actas o libros registros de acciones nominativas o libros de registros de socios o de libro contratos de socio único con la sociedad, del ejercicio objeto de presentación, sin que lo esté el/los inmediatamente anterior o anteriores.

          Es más, cabe la posibilidad, para aquellas sociedades que desde la fecha de su constitución no hubieran legalizado estos libros, de legalizar con los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. En este sentido, podrá ser incluido un acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización se solicita con la presentación de los primeros libros telemáticos.

          Ahora bien, en este caso nos encontramos con que sí en los libros de 2014 incorporamos ficheros con el Libro de Actas de 2014 y con Libro de Actas de fechas anteriores, nos calificarán como DEFECTUOSA la presentación y habrá de ser subsanada. Así, algunos Registros Mercantiles, cuando se da esta circunstancia, están sugiriendo la subsanación en el siguiente sentido: (con el correspondiente coste)

  • Realizar un envío con un fichero que incluya los libros de 2014 para que sean legalizados, donde estará contenido el libro de actas de 2014.
  • Realizar un segundo envío con el libro de actas de ejercicios anteriores que se desean legalizar en esta primera presentación telemática.

TENGA CUIDADO CON…

  • No es lo mismo un Acta donde se aprueban las cuentas anuales, que conformará el Libro de Actas, y que habrá de ser legalizada junto con el resto de libros hasta 30 de Abril, que la certificación del Acta de aprobación de cuentas anuales que es obligatoria presentar cuando se presentan las Cuentas Anuales, normalmente durante el mes del julio del año siguiente al ejercicio de cierre si éste coincide con el año natural.

          Este documento es simplemente una “certificación” por parte del órgano responsable de la entidad (administrador/es, Presidente, etc.), que constata la celebración de una Junta de Socios/Accionistas, donde se tomaron unos acuerdos (aprobación de cuentas anuales), en una fecha determinada. Pueden llegar a tener una redacción muy similar, pero repetimos no son el mismo documento.

  • Consecuencia del guión anterior:
    • Entre Abril y Junio de 2015 realizaremos un Acta en la sociedad para aprobar las cuentas anuales del ejercicio 2014, que habrá de ser presentando con el Libro de Actas de 2015, y que deberá ser legalizado en Abril de 2016.
    • En el libro de Actas de 2014, para su legalización, habrá de ser incluida el Acta de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2013, que se formalizaría entre los meses de Abril y Junio del propio ejercicio 2014 (además de todas las actas formalizadas durante todo el ejercicio 2014, por ejemplo si aprovechó para realizar un reparto de dividendos durante el ejercicio, deberá un acta donde se aprobase ese reparto)
          El certificado de aprobación de las cuentas anuales, se presenta con las cuentas anuales (durante el mes de julio si el ejercicio económico coincide con el año natural) y no con la legalización de libros.

Javier Gómez

Departamento de Contabilidad de RCR Proyectos de Software.

www.supercontable.com

   

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