¿Registra la jornada con reconocimiento facial o huella dactilar? Límites para evitar sanciones de la AEPD e indemnizaciones.
Publicado: 13/11/2023
Boletin nº 43 - Año 2023
En los últimos años, el uso de métodos electrónicos de registro de jornada se ha ido incrementando progresivamente hasta ser, a día de hoy, una sólida realidad. No es, por tanto, de extrañar que sistemas de análisis de información biométrica de los trabajadores (rasgos faciales o la propia huella dactilar) sean el medio elegido por cada vez más empresas que buscan conocer y registrar con exactitud la entrada, las pausas y la salida de los miembros de su plantilla para, en definitiva, contar un sistema de fichaje eficiente y eficaz.
Aunque ya les hemos hablado en SuperContable sobre el cumplimiento de esta obligación y hemos analizado cómo se realiza el registro de la jornada de los trabajadores, a quién se aplica y a quién no este registro, cómo funciona el registro de jornada en el teletrabajo o qué instrumentos o medios pueden utilizarse para llevar a cabo el registro de la jornada, en esta ocasión veremos los límites de estos, cada vez más novedosos, sistemas de registro y almacenamiento de datos personales de trabajadores.
Analizamos detenidamente el caso
El trabajador firma un contrato de un mes de duración el 18 marzo de 2022, transcurrido el cual concluye su relación laboral el 17 de abril de ese mismo año. En fecha de inicio, al empleado se le toma una fotografía y presta su consentimiento para el trato de sus datos personales.
Días después del vencimiento de su contrato, el ya ex-empleado de la empresa solicitó que se le entregaran en un plazo de un mes, entre otros extremos:
- Copia de los datos personales facilitados,
- finalidad del tratamiento de los datos,
- destinatarios de los datos (incluyendo posibles terceros a la empresa) y garantías sobre los mismos,
- y plazo de conservación de datos y criterios para determinar los plazos.
Tras recibir los datos que obraban en poder de la empresa, el trabajador interpuso reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos -AEPD- reclamando que la fotografía que le fue tomada se estaba utilizando para el fichaje sin haber sido él nunca informando de que esa sería la finalidad de los datos biométricos al firmar su consentimiento.
La AEPD actuó sancionando a la empresa en cuantía de 12.000 euros y ahora, tras la demanda del empleado, el Juzgado de lo Social nº 2 de Alicante, en sentencia 190/2023, de 15 de septiembre, condena a la mercantil al pago de 6.251 euros (lejos de los 20.000 euros que solicitaba el trabajador) por haberse vulnerado su derecho a la intimidad y a la propia imagen.
¿Qué límites se deben respetar para evitar indemnizaciones y sanciones?
En primer lugar la AEPD, en su resolución de terminación del procedimiento por pago voluntario, instaba a la empresa al pago de la sanción y a limitar, en plazo de 10 días, el uso de sistemas de reconocimiento facial hasta no disponer de una evaluación de impacto de protección de datos de tratamiento válida, que tenga en cuenta los riesgos para los derechos y libertados de los empleados y las medidas y garantías adecuadas para su tratamiento.
Ahora, la sentencia 190/2023, de 15 de septiembre, analiza el choque producido entre el derecho del empleador a controlar la actividad y el del propio trabajador a la intimidad y a la propia imagen. Entiende el Juzgado que en el uso de este tipo de herramientas debe existir consentimiento por el trabajador y aun dándose esta autorización, la medida debe ser proporcional con el objetivo buscado.
De este modo, firmar un consentimiento por el que se permite el uso de derechos de imagen del trabajador para fines promocionales o publicitarios no autoriza a la empresa a usar dicha imagen para fichar a la entrada o salida sin haberse realizado previamente la preceptiva evaluación de impacto de datos biométricos y haberse informado correctamente al empleado.
Tal y como recuerda y destaca la Sentencia:
... los sistemas de control biométrico, como los de huella dactilar y de reconocimiento facial, requieren de una evaluación de impacto en protección de datos cuya falta puede conllevar una sanción económica por parte de la AEPD.
Con respecto al derecho a la información, se hace especial hincapié en que para que el consentimiento del trabajador permita el libre tratamiento de sus datos será imprescindible que sea un consentimiento informado, es decir, no basta con que el empleado firme un documento sobre recogida y tratamiento de datos, debe saber cuál es la finalidad específica que de ese tratamiento se va a derivar
Para finalizar y como conclusión:
Advertimos al inicio del comentario, el uso de sistemas de análisis biométricos, sobre todo el de la huella dactilar, está en un claro proceso de generalización; por ello resulta, hoy más que nunca, necesario advertir a nuestros clientes de las precauciones a tener en cuenta antes de implementar un registro de jornada de estas características.
Como ya señaló la AEPD y desarrolla la sentencia en el uso de la biometría es necesario implementar una evaluación previa que analice:
- La proporcionalidad de los datos tratados con el fin previsto para esos datos.
- Que exista un consentimiento informado por parte de los trabajadores que permitan el tratamiento de sus datos personales.
- Si fuera posible que la finalidad prevista pueda alcanzarse de manera menos intrusiva con respecto a la intimidad del trabajador.
La carencia de una evaluación previa, junto al no consentimiento informado ni habérsele dado al trabajador la opción de optar por otro modo de fichaje puede tener nefastas repercusiones para cualquier empresa. En este caso, la denuncia de un empleado que sólo prestó servicio por un mes supone un castigo para la empresa de 12.000 euros en forma de sanción por la AEPD más una indemnización de 6.251 euros en concepto de indemnización.
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