La factura electrónica es el equivalente funcional de la factura en papel, pero a diferencia de ésta, se transmite mediante medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro) firmados digitalmente con certificados reconocidos que pertenecen al expedidor de la citada factura electrónica, el cual puede ser el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o incluso el destinatario (en este caso se trataría de un caso de autofacturación).
Deben darse tres condiciones para la existencia de la factura electrónica:
1. Un formato electrónico de factura (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg, txt, etc.);
2. Una transmisión telemática;
3. El formato y la transmisión deben garantizar la autenticidad e integridad del origen y del contenido de la factura.
Este último punto es el que más dudas lleva a la hora de enviar facturas electrónicas. En un principio, el reglamento de facturación establece que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, mediante los controles de gestión usuales de la empresa.
No obstante, en lo que se refiere concretamente a la factura electrónica, especifica que la autenticidad del origen y la integridad quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:
a) Mediante una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido.
b) Mediante un intercambio electrónico (EDI) de datos siempre que este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Atendiendo a la letra b) anterior, se pone de manifiesto que la garantía de la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de la expedida en papel. Independientemente de que para mayor seguridad se quiera utilizar una firma electrónica.
