Siendo fieles a nuestra particular filosofía de aportar utilidad práctica a todos nuestros contenidos, por encima de superfluos escritos minuciosos en la forma pero vacíos de contenido, en SUPERCONTABLE hemos decidido ponernos en la piel de la empresa o el trabajador autónomo que desea acceder a este programa de facturación electrónica, y por ello vamos a desgranar este proceso paso a paso, una vez descargado el programa e instalado correctamente en el ordenador. (Resumen práctico extraído de la página web www.facturae.gob.es que desde SUPERCONTABLE recomendamos visitar.)
-
Configurar los datos del emisor.
Mapa: Administrar/Emisores/Crear/Nuevo Emisor.
Los datos a introducir son: si se trata de una persona física o jurídica, nombre y apellidos o razón social, dirección, código postal, población, provincia, NIF o CIF, correo electrónico.
También existe la posibilidad de importar y/o exportar los datos de nuestra empresa, siempre que estos figuren en un fichero con formato CSV. Estos datos también podrán ser modificados y/o eliminados.
- Configurar los datos del receptor.
Mapa: Administrar/Receptores/Crear/Nuevo Receptor.
Los datos a introducir son: si se trata de una persona física o jurídica, nombre y apellidos o razón social, dirección, código postal, población, provincia, NIF o CIF, correo electrónico.
También existe la posibilidad de importar y/o exportar los datos del emisor de la factura, siempre que estos figuren en un fichero con formato CSV. Estos datos también podrán ser modificados y/o eliminados.
- Configurar datos de conceptos.
Mapa: Administrar/Conceptos/Crear.
Introducimos todos los datos y ya hemos creado un concepto.
También existe la posibilidad de importar y/o exportar los datos de conceptos, siempre que estos figuren en un fichero con formato CSV. Estos datos también podrán ser modificados y/o eliminados.
- Configurar propiedades generales.
Mapa: Administrar/Configuración.
Aquí introducimos los números de las facturas, el correo electrónico, los datos bancarios, elegimos la forma de validar los certificados y completamos otros campos como el logo de la empresa y el tipo de cambio dólar / euro.
- Configurar otros datos.
Mapa: Administrar/Datos Configurables.
Son las unidades y los formatos de las facturas. Por defecto, para que las facturas cumplan con el esquema Facturae vienen cargados seis tipos de unidades: unidades, horas, kilogramos, litros, cajas y otras. El formato admitido en el programa por defecto es el jpg.
Estos datos, no se podrán ni modificar ni borrar. El sistema nos mostrará un mensaje avisándonos de que es una operación no permitida. No obstante, se podrán crear, editar y borrar tanto unidades como formatos nuevos con total libertad.
- Generar borradores de facturas.
Mapa: Menú Principal/Generar Factura.
Introducimos aquí los siguientes datos: número de factura (automático), fecha de emisión, período de facturación, código de pedido, número de albarán, código del contrato, fecha de vencimiento (de pago de la factura), datos del emisor, datos del receptor (si están guardados no es necesario introducirlos de nuevo).
Por último añadimos la línea de detalle de la factura, la cual contiene la siguiente información:
La factura se inicializa con una línea de detalle en blanco. Se pueden añadir nuevas líneas pulsando el botón Añadir Concepto.
Una línea de detalle contiene la siguiente información:
- Descripción del bien o servicio (conceptos facturables)
- Identificador del concepto facturable escogido
- Número de unidades servidas/prestadas
- Precio de la unidad de bien o servicio servido/prestado (concepto)
- Porcentaje a descontar del Total
- Total = (nº unidades * importe unitario) – (nº unidades * importe unitario * descuentos/100)
- Clase de Impuesto. Hace referencia al concepto fiscal por el que se tributa.
- Tipo impositivo es el porcentaje a aplicar, y varía en función de la clase de impuesto que escojamos.
- Importe Impuestos = Total*Tipo Impositivo / 100
- Fecha devengo. Es la fecha de entrega del bien o servicio
- Pie de la factura. Está constituido por datos que se actualizan automáticamente a partir de las líneas de detalle de la factura:
• Importe bruto (antes de descuentos e impuestos)
• Descuento.
• Base imponible.
• Impuestos.
• Total factura.
Para adjuntar documentos a la factura, pulsar el botón Documentación Adjunta. Estos documentos pueden clasificarse como oferta, pedido, contrato, albarán o comunicaciones.
Una vez hecho todo esto, se puede guardar el borrador de la factura mediante el botón correspondiente, dentro de la carpeta borrador, en formato xml. Estos datos también podrán ser modificados y/o eliminados.
- Generar facturas emitidas.
Una vez completados todos los datos de la factura, se pulsa la opción firmar y emitir; en lugar de la de guardar borrador. Tras ésto, aparecerá una ventana con la lista de certificados disponibles para realizar la firma. Se selecciona el certificado y la factura queda generada, asignándole el sistema el número de factura de forma automática, y quedando la misma guardada en la subcarpeta “emitidas”, dentro de la carpeta “factura electrónica”. Una vez emitida, la factura se puede visualizar e imprimir, pero no modificar.
- Enviar facturas.
Se selecciona la factura y se habilita la función enviar, dentro del menú de operaciones disponibles.
Se puede hacer de dos modos:
- modo convencional, para visualizar la factura en el formato deseado e imprimirla y enviarla por correo postal;
- modo digital , para enviarla por correo electrónico.
La aplicación también permite importar y exportar las facturas, tanto convencionales como electrónicas, así como acceder al histórico de todas las facturas enviadas, generar facturas rectificativas, estadísticas y un libro de IVA.
Una vez emitida y enviada la factura, el receptor la recibe a través de su correo electrónico, la visualiza, decide si valida la firma digital y si acepta o no la factura, a través del mismo programa facturae u otro similar, siendo necesario, para su correcta recepción, que el formato en el que se envíe dicha factura sea igual al formato en el que el emisor vaya a recibir la misma.
