Si después de valorar las ventajas y los inconvenientes has decidido dejar de ejercer la actividad económica como trabajador autónomo para realizarla a través de una sociedad debes tener en cuenta una serie de pasos. El proceso no es complejo pero debes conocer todas las posibilidades y las implicaciones que acarrean, sobre todo a nivel fiscal.
Constitución de la sociedad.
El primer paso, evidentemente es la constitución de la sociedad. Para ello, según el tipo de sociedad elegido, puede consultar los pasos a seguir en el apartado de las distintas formas jurídicas de la empresa.No obstante, a continuación detallamos los trámites a seguir para constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L o S.L.), la forma societaria más utilizada en España:
Obtención de la Certificación Negativa de Denominación Social en el Registro Mercantil Central.
Apertura de una cuenta bancaria a nombre de la sociedad e ingresar el capital social (mínimo 3.000,00 euros).
Redacción de los estatutos de la sociedad.
Otorgamiento de la escritura pública de constitución ante notario.
Obtención del NIF provisional de la sociedad en Hacienda (modelo 036, casilla 110).
Presentación de la liquidación del Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados (modelo 600, exento).
Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.
Obtención del NIF definitivo de la sociedad en Hacienda (modelo 036, casilla 120).
Todos estos pasos pueden hacerse de forma telemática a través de los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE) a excepción del depósito en la Entidad Bancaria y el otorgamiento de escritura en la Notaría.Además, otro trámite necesario para la puesta en marcha es la obtención de un certificado electrónico a nombre de la sociedad, ya que las personas jurídicas están obligadas a relacionarse de forma telemática con la Administración.
Hacienda.
Ten en cuenta que para pasar de autónomo a sociedad no es necesario que dejes de ejercer la actividad. Mientras constituyes la sociedad puedes seguir trabajando como autónomo siempre que no te des de baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.Una vez la sociedad esté operativa, dependiendo de la actividad ejercida, puedes darte de baja mediante el modelo 036 como persona física y facturar sólo a nombre de la sociedad. También puedes seguir dado de alta si vas a realizar trabajos por tu cuenta a título personal.En este sentido, si como autónomo hemos venido realizando una actividad profesional (clasificada en la sección segunda de las tarifas del IAE) y esa misma actividad es la que se va a realizar mendiante la sociedad, existe la obligación de emitir facturas a la sociedad para cobrar el trabajo que desempeñas, con su respectivo IVA y retención, en lugar de cobrar mediante nómina. Evidentemente, en este caso no podrás darte de baja en Hacienda como persona física, ya que tendrás que facturar a tu propia sociedad mensualmente por los servicios concretos que realices.En cualquier otro tipo de actividad o cuando tratándose de actividades profesionales, la actividad desarrollada por el socio no coincida con la realización de los servicios profesionales que constituyen el objeto de la entidad, podrás cobrar mediante nómina y darte de baja en Hacienda a título personal.
En ambos casos sólo tedrás que abonar una cuota a la seguridad social, la de autónomo societario, tanto si trabajas sólo a través de la sociedad como si también continúas prestando servicios por tu cuenta como freelance.
Seguridad Social.
En el plazo de tres días desde la constitución de la Sociedad debemos comunicar a la Seguridad Social la variación en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) para indicar que somos socios trabajadores y/o administradores de una sociedad. Desde el 1 de Octubre de 2018 los trabajadores autónomos están obligados a incorporarse al Sistema RED por lo que cualquier trámite referido a la Seguridad Social deben realizarlo de forma on-line bien desde esta plataforma o a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.Para este trámite se utiliza el modelo TA.0521/5 y puede solicitarse original y copia de la escritura de constitución de la sociedad y de la inscripción en el Registro Mercantil.La falta de comunicación supondrá una regularización por parte de la Seguridad Social en el momento en que se percate de la situación. Además, puede proceder al cobro de intereses de demora e incluso sancionar por la irregularidad.
Ahora bien, como socio de una sociedad mercantil el régimen de la Seguridad Social en que deberá estar afiliado dependerá del control efectivo que tenga, basado en su porcentaje de participación y en el trabajo desempeñado para la sociedad, como se puede ver en este esquema de cotización en la Seguridad Social de socios y administradores. Si de su estudio se desprendiese que no debes seguir afiliado al RETA, primero tendrás que solicitar la baja al mismo (siempre que no vayas a continuar realizando la actividad de forma independiente como freelance) y después solicitar el Alta en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente.
Contratación de empleados.
Por otro lado, si como autónomo tenías empleados contratados o no teniéndolos piensas contratar a alguien, debes inscribir la sociedad en la Seguridad Social para obtener el Código de Cuenta de Cotización.Para realizar este trámite necesita presentar el Modelo TA.6 debidamente rellanado, el documento identificativo del titular de la empresa, el documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa, la escritura de Constitución debidamente registrada y fotocopia del DNI de quien firma la solicitud de inscripción, bien de forma presencial en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio de actividad o bien realizarlo de forma telemática si dispone de un certificado digital.Además, si es el caso, deberá solicitar un Código de Cuenta de Cotización (modelo TA.7) en cada una de las provincias donde ejerza la actividad.El traspaso de los empleados contratados como autónomo se lleva a cabo a través de una subrogación empresarial, que es el cambio del empleador del trabajador. De esta forma se garantizan los derechos adquiridos y las obligaciones de los trabajadores. Si el trabajador no acepta la subrogación con las mismas condiciones de trabajo se considerará una baja voluntaria del mismo mientras que si no acepta la subrogación por la existencia de modificaciones sustanciales en las condiciones de trabajo tendrá derecho a una indemnización de 20 días de salario por año de servicio con un máximo de nueve meses.La comunicación de la subrogación en el sistema RED se ha de realizar en dos pasos:
La baja del trabajador subrogado en la anterior CCC se comunicará con la clave de baja 55.
El alta del trabajador en el nuevo CCC se comunicará en la misma situación contractual que tenía en el anterior CCC al día siguiente de la baja, acompañado siempre de la marcación de la casilla FIC específico y la fecha de inicio de contrato, entendida como la de la última variación (si no existiesen variaciones sí será la fecha de inicio del mismo contrato).
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