Particularidades del Libro de Actas

Particularidades del Libro de Actas


    Respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir de 29 de septiembre de 2013, todas las actas de reuniones de los órganos de la sociedad(incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único de sociedades unipersonales) deberán ser presentadas de forma telemática para su legalización (en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social).

Puede encontrar todo tipo de modelos de actas en el apartado de Modelos de documentos y formularios del Asesor de Gestión y Mercantil.

    En la mayoría de empresas españolas suele existir únicamente un acta al año, la de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio, pero decisiones como el cambio de denominación, cambio de domicilio, ampliación de capital, cualquier modificación estatutaria, etc., requieren la aprobación de los órganos sociales y consecuentemente de la formalización de un acta que deberá ser incluida en el Libro. Luego nos encontraremos con Libros de Actas de ejercicio que conste de un acta única (aprobación de cuentas anuales) y Libros de Actas que incorporen varias actas de un mismo ejercicio e incluso en esta primera legalización telemática, actas de ejercicios anteriores.

    La llevanza de este Libro de Actas podrá ser única, es decir, un solo libro de Actas para todos los órganos colegiados de la sociedad (Junta General de Socios o Accionistas, Consejo de Administración, etc.) o llevar un Libro de Actas por cada uno de los órganos colegiados. En cualquier caso, será necesario hacer constar la fecha de apertura y fecha de cierre del ejercicio presentado para su legalización.

    En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se vuelvan a incluir nuevamente y de forma obligatoria estas actas ya presentadas.

    Advertencia: El Libro de Actas que se presenta para su legalización contendrá actas fechadas en el ejercicio cerrado, es decir, del ejercicio precedente a aquel en el que se está realizando la presentación telemática.

CASO PRÁCTICO - LEGALIZACIÓN TELEMÁTICA DEL LIBRO DE ACTAS.
    
    Un empresario quiere legalizar el libro de actas del ejercicio 2016. ¿Debe incluir el acta de aprobación de las cuentas anuales de dicho ejercicio?

    El acta de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2016, suponiendo que, como en la mayoría de los casos, el ejercicio económico coincide con el año natural, se formalizará normalmente entre Abril y Junio del ejercicio 2017, luego NO habrá de ser incluida en el Libro de Actas correspondiente al ejercicio 2016.

    En consecuencia, deberá incluir el acta de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2015 en el Libro de Actas correspondiente al ejercicio 2016.




- Infracciones y sanciones por inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros.
- Infracciones y sanciones por uso de cuentas contables con significado distinto de que corresponde.
- Infracciones y sanciones por no llevar o conservar contabilidad, libros, programas y archivos.
- Infracciones y sanciones por llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad.
- Infracciones y sanciones por retraso en más de 4 meses en llevanza de contabilidad, libros-registros.
- Infracciones y sanciones por no diligenciar o habilitar libros y registros ante la Administración.



Art. 18 Ley 14/2013. Legalización de Libros.
DGRN. Instrucción de 12/02/2015. Legalización de libros de los empresarios.
DGRN. Instrucción de 01/07/2015. Mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización.

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