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Boletín nº07 17/02/2026
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CONSULTAS FRECUENTES
¿De verdad solo hay que conservar la documentación fiscal cuatro años?
Javier Gómez, Economista. Contabilidad y Fiscalidad de SuperContable.com - 10/02/2026
Durante años, muchas empresas han operado bajo una premisa aparentemente indiscutible: “La documentación fiscal debe conservarse 4 años, porque ese es el plazo de prescripción con la Administración tributaria.” Es una idea cómoda, sencilla y repetida hasta la saciedad pero también es inexacta. Cuando entran en juego determinadas operaciones, en concreto las bases imponibles negativas -BINs- el panorama cambia por completo; así lo reitera la doctrina del Tribunal Económico-Administrativo Central -TEAC-, dejándolo muy claro.
Antes de entrar en el criterio del TEAC, conviene recordar los plazos que tradicionalmente se manejan:
- Plazo Fiscal: 4 años. Derivado del artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria -LGT-, que regula la prescripción del derecho de la Administración a comprobar y liquidar. Durante ese periodo, la empresa debe poder acreditar sus operaciones, ingresos, gastos, etc.
- Plazo mercantil: 6 años. Regulado en el artículo 30 del Código de Comercio para conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes. Este plazo convive con el plazo fiscal, pero no lo sustituye.
Ahora bien, si en nuestra empresa existe una determinada documentación, facturas, contratos, extractos bancarios, etc., que sirven para justificar bases imponibles ya compensadas o pendientes de compensar, habremos de conservar la documentación mucho más tiempo. Resulta vital para una empresa conocer las distintas posibilidades y formas en las que puede compensar sus BINs.
Recuerde que:
Las Bases Imponibles Negativas -BINs- tienen un tratamiento singular en el Impuesto sobre Sociedades:- En general, pueden compensarse sin límite temporal, si bien existen determinadas limitaciones que debe conocer pues le pueden resultar de aplicación (art. 26 LIS).
- La Administración puede comprobar el origen de esas BINs durante 10 años, contados desde el día siguiente a que termine el plazo para presentar la declaración del ejercicio en que nació el derecho a compensarlas (art. 66 bis LGT).
Es aquí donde podemos servirnos de la Resolución 7028/2022, de 22 de mayo de 2025, para justificar el plazo de conservación de la documentación cuando existen bases imponibles negativas que pretendemos compensar. Sintetizando el criterio reiterado por el TEAC, podríamos decir que:
| Durante el plazo de 10 años | De acuerdo con el art. 66 bis de la LGT, no solo debe conservar y, llegado el caso, aportar las autoliquidaciones y los libros contables. También debe guardar todos los documentos que acrediten las operaciones reflejadas en ellos y sirvan para justificar las BINs. La simple presentación de los datos contables no basta si no se pueden demostrar las operaciones que les dan soporte; por lo que no se estaría acreditando la procedencia de las BINs consignadas si no disponemos de los documentos que las acreditan. | |
| Transcurrido el plazo de 10 años | La Administración ya no puede comprobar, investigar, ni modificar el importe de las BINs correspondientes a esos períodos. Ahora bien, si quiere utilizarlas para compensar beneficios futuros, debe poder demostrar su existencia y para ello deberá aportar: la autoliquidación de la que haya resultado la BIN correspondiente, así como la contabilidad del ejercicio, acreditando además que fue depositada en el Registro Mercantil dentro de ese plazo, con aplicaciones que, como Asesor de Análisis de Balances, le dan la seguridad de un registro veraz y acreditado. |
Contabilidad de las BINs:
Debe conocer cuándo y cómo debe realizar el Registro Contable de las BINs, las compense o no.
Como podemos ver, transcurridos 10 años decae la facultad de comprobación sobre el origen de esas bases negativas; jurídicamente ya no se podrían exigir las facturas para justificarlas, pero siguen vigentes los plazos fiscales (4 años) y mercantiles (6 años) para otras obligaciones que pudieran derivarse de aquellas y pueden existir otras razones (litigios civiles, penales, bienes de inversión, subvenciones, contratos de larga duración, etc.) para conservar documentación más tiempo.
Cierto es que la Resolución 7028/2022, pudiéramos haberla utilizado para concluir sobre la responsabilidad probatoria del contribuyente, o sobre la necesidad de depósitar de cuentas en el Registro Mercantil como elemento probatorio clave, o tal vez para hablar de la no liquidación de base imponibles negativas de más de diez años, etc., ..., pero la hemos empleado como pretexto para "chocar" contra el error de los “4 años” y justificar la necesidad de una política documental más amplia, concluyendo:
- El plazo general de 4 años no es suficiente para determinadas operaciones.
- En el caso de las BINs, conservar la documentación durante 10 años no es una recomendación: es una necesidad si se quiere garantizar la compensación futura.
- Situaciones especiales tales como, bienes de inversión amortizables, regularizaciones de IVA por bienes de inversión, subvenciones y ayudas públicas, contratos de larga duración, determinadas operaciones intracomunitarias, litigios civiles o penales, aplicación de determinadas deducciones, pudieran justificar períodos de conservación muy por encima de "la idea arraigada de los 4 años".
Luego, será muy importante, en función del perfil y operaciones realizadas por su empresa, comprobar su obligación personal de convervar la documentación acreditativa adecuada.
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