Orden de 10 de junio de 1997 para la aplicación de la disposición adicional novena y otras normas complementarias del reglamento del registro mercantil.

     La disposición adicional cuarta de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista, impuso a todas las entidades de cualquier naturaleza jurídica que, sin ser comerciantes personas físicas, se dediquen al comercio mayorista o minorista o al ejercicio de las actividades en ella contempladas, cuando el importe de las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas superasen en un ejercicio el importe de 601.012,10 euros, la obligación de formalizar su inscripción, así como el deposito anual de sus cuentas en el registro Mercantil, en la forma que se determinase reglamentariamente.

    Por su parte, la disposición adicional novena del Reglamento del Registro Mercantil, aprobado por Decreto 1784/1966, de 19 de julio, dispuso que ambas obligaciones, inscripción y depósito de cuentas habrían de llevarse a cabo conforme determina el propio Reglamento, facultando no obstante, en su apartado cuarto, al Ministerio de Justicia para dictar las normas necesarias en orden a la aplicación de tal disposición.

    La presente orden se dicta en base a la autorización contenida en dicha norma reglamentaria y al objeto de facilitar la aplicación de las que rigen la inscripción y el deposito de cuentas a las nuevas entidades legalmente obligadas a ello y que fundamentalmente se traducen en la posibilidad de acudir a un mecanismo mas simple para su acceso al registro Mercantil cuando ya figurasen inscritas en algún registro publico, a través de certificación del contenido del mismo, respetando así la exigencia del documento publico como titulo inscribible, determinar el elenco de hechos inscribibles dentro de la generalidad a que obliga la variada naturaleza jurídica de las entidades sujetas a inscripción y precisar la forma en que sus cuentas han de presentarse a depósito.

    Se incluyen, por último, una disposición adicional y tres disposiciones finales. La primera con el objeto de facilitar a las entidades acogidas al Régimen de la Zona Especial Canaria la obtención de las reservas de denominación. y las otras tres, autorizando la primera al Director General de los Registros y del Notariado para formalizar, en representación del Ministerio de justicia, acuerdos o convenios de colaboración con otros órganos de la propia Administración del Estado o de las Comunidades Autónomas encargados de la llevanza de registros de entidades jurídicas que permitan una coordinación e intercambio de información, aparte de una simplificación de tramites que se traduzca en una mayor facilidad para el cumplimiento de las obligaciones a que estén sujetas las entidades inscritas en ellos (vid. instrucción de 26 de junio de 1996 sobre legalización de libros y deposito de cuentas de las entidades jurídicas en el registro Mercantil, y disposición adicional octava del Reglamento del registro Mercantil); la segunda, permitiendo, dentro de los limites legales y bajo el control de la Dirección General de los Registros y del Notariado, el tratamiento globalizado con fines estadísticos de los documentos depositados e inscritos, así como su publicación, y la ultima adoptando ciertas cautelas en cuanto al alcance de la publicidad registral por medios telemáticos y soportes magnéticos, mientras insta su desarrollo, bajo los principios de publicidad directa, jurídica y profesional, preservando la protección de datos de carácter personal y asegurando los intereses jurídicos y económicos de los consumidores, con independencia del carácter público o privado del solicitante y sin perjuicio del deber de colaboración con la justicia.
    En su virtud, conforme a las disposiciones adicional novena y final sexta del Reglamento del Registro Mercantil, a propuesta de la Dirección General de los Registros y del Notariado, este Ministerio ha tenido a bien disponer:

Artículo 1. Ambito de aplicación y normativa aplicable.

    1. Las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para
negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas en el Registro Mercantil, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas hayan superado la cifra de 601.012,10 euros.
    Estas obligaciones no serán aplicables a los comerciantes que sean personas físicas.

    2. La falta de inscripción o de depósito de las cuentas sera sancionada en la forma prevista en el artículo 221 de la Ley de Sociedades Anónimas.

    3. Lo dispuesto en los apartados 1 y 2 se aplicara sin perjuicio de la obligación de inscripción y depósito de cuentas establecida para otras entidades de acuerdo con sus normas específicas.

    4. La inscripción y el depósito se llevaran a cabo en la forma determinada por el Reglamento del Registro Mercantil y la presente orden.

Artículo 2. Primera inscripción.

    A dichas entidades se les abrirá hoja en el Registro Mercantil correspondiente mediante un asiento de primera inscripción, que se practicara a solicitud del órgano que ostente su representación en virtud de escritura publica de protocolización de los estatutos o reglas de funcionamiento vigentes y los títulos de los que resulte el nombramiento de las personas que ocupen cargos en los órganos de gobierno de las mismas.
    No obstante, si la entidad figurase inscrita en un Registro público con el contenido de los estatutos o reglas de funcionamiento y la identidad de las personas que ostentan los cargos en sus órganos de gobierno, la inscripción podrá practicarse en virtud de certificación literal del contenido de sus asientos expedida por el organismo correspondiente.

Artículo 3. Contenido de la hoja y titulo inscribible.

    En la hoja abierta a cada entidad se inscribirán aquellos hechos inscribibles a que se refiere el apartado 2 del artículo 22 del Código de Comercio y aquellos otros, de entre los enumerados en el artículo 94 del Reglamento del Registro Mercantil, que sean compatibles con su específica regulación.

Artículo 4. Depósito de cuentas en el Registro Mercantil.

    Los representantes de las entidades a que se refiere esta orden deberán presentar sus cuentas anuales a depósito ante el registrador Mercantil correspondiente al domicilio social y en el plazo de un mes desde su aprobación por el órgano competente. Si la entidad no estuviera inscrita en el Registro, la solicitud de inscripción deberá presentarse previa o simultáneamente a la del depósito de cuentas.
    Deberán presentarse los documentos a que se refiere el artículo 366 del Reglamento del Registro Mercantil en lo que resulte aplicable. La presentación en los modelos aprobados por orden del Ministerio de justicia, de 14 de enero de 1994, modificada por otra orden de 14 de abril de 1997, solo sera obligatoria cuando la entidad este obligada a formular sus cuentas siguiente la estructura del plan general de contabilidad. El informe de auditoria y el de gestión se acompañara cuando resulte preceptivo por ley o por estatutos.
    En cuanto al procedimiento de depósito y publicidad de las cuentas anuales, cierre del Registro por falta de depósito de cuentas y conservación de las mismas, sera de aplicación lo previsto en el Reglamento del Registro Mercantil.

Disposición adicional. Zona Especial Canaria.

    Las solicitudes de certificaciones dirigidas a la sección de denominaciones del Registro Mercantil central por las entidades acogidas o que pretendan acogerse al Régimen de la Zona especial canaria, y a cuya denominación necesariamente han de añadirse las siglas ZEC, podrán presentarse por fax o cualquier otro medio telemático a través del consorcio de dicha zona. Las contestaciones a dichas solicitudes se remitirán por el mismo conducto al consorcio, sin perjuicio de que al expedirse, en su caso, la certificación acreditativa de no figurar registrada la denominación solicitada, se remitirá esta por correo para su incorporación a la escritura publica de constitución o modificación de la denominación de la entidad.

Disposición final primera. Intercomunicación.

    Se autoriza al director general de los Registros y del notariado para que, en representación del ministro de justicia y previo informe del colegio de registradores de la propiedad y Mercantiles, formalice con los órganos competentes de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas encargados de la llevanza de los registros de personas, los correspondientes acuerdos o convenios de colaboración. Dichos acuerdos perseguirán la implantación de sistemas eficientes de coordinación, la simplificación de los trámites y el intercambio de información. En especial, en materia de denominaciones y depósitos de cuentas.

Disposición final segunda. Estadística.

    En el ámbito de lo establecido sobre esta materia, los registradores Mercantiles están habilitados para establecer y publicar, según modelos aprobados por el Colegio de
Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, y comunicados a la Dirección General de los Registros y del Notariado, las estadísticas relativas a todo o parte de los datos contenidos en los documentos que son objeto de depósito o inscripción, siempre y cuando se trate de datos agregados y se respete lo prevenido en el artículo 12.3 del Reglamento del Registro Mercantil.

Disposición final tercera. Publicidad Registral.

    1. Los registradores Mercantiles, en la recepción de solicitudes y en la expedición de información registral por medios telemáticos o en soporte magnético deberán asegurar, en todo caso, la integridad, conservación y no manipulación del contenido de sus bases de datos y archivos, impidiendo el televaciado o la copia del contenido de los asientos o índices, conforme al artículo 12 del Reglamento del Registro Mercantil, y en consecuencia, utilizarán como único medio de comunicación el correo electrónico o el soporte magnético, con cumplimiento de las normas sobre protección de datos de carácter personal y evitando la publicidad en masa y la creación de Registros paralelos.
    Los registradores Mercantiles centrales, no obstante, dada la especial naturaleza de sus archivos, podrán utilizar, ademas, otros medios de comunicación siempre y cuando:

    1º. Se impida técnicamente el acceso directo a sus bases de datos y las consultas se realicen sociedad por sociedad.
    2º. Se autorice la intercomunicación mediante convenio expreso que garantice el mandato o representación del interesado o se realice por este y se contenga el compromiso de su no incorporación a una base de datos del solicitante.

    2. Los registradores Mercantiles provinciales estarán intercomunicados, a efectos de la expedición de la publicidad formal por nota simple informativa, debiendo hacer constar en ella el valor jurídico de la información y la referencia a sus archivos, una vez examinado el contenido de los asientos registrales.
    La intercomunicación supone que cualquier interesado puede solicitar información del registrador Mercantil que libremente elija, y este, con referencia expresa a aquel que expide la nota simple informativa, la entregara al solicitante sellada con su sello oficial.

    3. Los registradores Mercantiles centrales en la publicidad formal que expidan por nota simple informativa, conforme al artículo 382.1 del Reglamento del Registro Mercantil, deberán hacer constar el valor jurídico de la información, la referencia al "Boletín Oficial del Registro Mercantil" (BORME) en que se publica y el registrador Mercantil provincial competente, en cuyos archivos se encuentra inscrita la entidad y a quien el interesado debe dirigirse para conocer el contenido de los asientos.