Cómo y cuándo puede solicitar la empresa justificación de permiso laboral

    La justificación de los permisos a los que tiene derecho los trabadores, es sin duda una de las cuestiones que más incidencias genera en el día a día de cualquier empresa. En la mayoría de ocasiones, los problemas no derivan directamente de la existencia del motivo de permiso en sí, sino en la falta de documentación o comunicación deficiente por parte de la persona trabajadora que permita a la empresa comprobar la verdadera existencia de las circunstancias concurrentes que justifican esa ausencia.

    Situaciones abruptas como hospitalizaciones, consultas médicas, permisos por fuerza mayor, fallecimientos o deberes inexcusables suelen gestionarse muchas veces de forma apresurada, mediante mensajes, llamadas o justificantes incompletos.

La importancia de revisar el convenio colectivo aplicable

    Aunque muchos permisos se encuentran regulados en el Estatuto de los Trabajadores, en la práctica una parte muy importante de las ausencias laborales depende directamente de lo que establezca el convenio colectivo aplicable.

    Esto es especialmente habitual en permisos relacionados con: consultas médicas, acompañamiento de familiares, asuntos propios, ampliaciones de permisos retribuidos, plazos de preaviso o documentación justificativa exigible.

    Por ello, antes de aceptar, requerir documentación o denegar un permiso, resulta recomendable comprobar la regulación específica contenida en el convenio colectivo de aplicación, ya que este puede establecer derechos adicionales, requisitos concretos o limitaciones específicas para la empresa y el trabajador.

Cuándo puede la empresa pedir justificantes

    Con carácter general, la empresa podrá solicitar documentación siempre que resulte necesaria para comprobar la procedencia del permiso o ausencia comunicada por el trabajador.

    Esto ocurre especialmente en supuestos como: hospitalización o enfermedad grave, intervención quirúrgica, fallecimiento de familiares, asistencia a consulta médica, deber inexcusable, permisos por fuerza mayor, acompañamiento médico de familiares, traslado de domicilio.

    La finalidad no es cuestionar automáticamente al trabajador, sino verificar que concurren las circunstancias legal o convencionalmente previstas para el disfrute del permiso.

Qué documentación puede solicitarse

    La documentación debe ser proporcional y adecuada al tipo de permiso solicitado. Por ejemplo, la empresa podrá solicitar:



    Sin embargo, la empresa no debería exigir información médica innecesaria ni diagnósticos concretos, ya que deben respetarse la intimidad del trabajador y la normativa de protección de datos.

Qué debe hacer la empresa si el justificante es insuficiente.

    Uno de los errores más frecuentes es no hacer nada cuando la documentación aportada es dudosa o incompleta.

    En estos casos, lo más recomendable suele ser:

• Requerir formalmente la justificación
• Concretar qué documentación falta
• Conceder un plazo razonable para aportarla
• Dejar constancia escrita de la incidencia.

    Este punto es especialmente importante desde un punto de vista probatorio. Muchas incidencias laborales terminan complicándose porque la empresa nunca dejó constancia documental de las dudas o irregularidades detectadas.

¿Puede denegarse el permiso?

    Sí. La empresa puede denegar el permiso cuando no quede suficientemente acreditada la causa alegada o no concurran los requisitos legal o convencionalmente exigidos.

    Ahora bien, conviene actuar con prudencia. No es lo mismo que el permiso no exista que la documentación aportada resulte insuficiente. Por ello, antes de adoptar decisiones precipitadas, suele ser recomendable requerir previamente la documentación necesaria.

    Además, cualquier denegación debería realizarse por escrito y quedar adecuadamente documentada.
La importancia de documentar correctamente estas situaciones.

    Muchas empresas gestionan permisos y ausencias de manera informal hasta que surge un problema en forma de:


    Por ello disponer de modelos adecuados permite acreditar el requerimiento de la justificación del motivo del permiso, solicitar los documentos que sean necesarios, denegarlo formalmente en los casos en los que no se tenga derecho o no se acrediten los motivos para el mismo y regularizar las incidencias que puedan surgir.

Formularios

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Legislación

Art. 37 E.T. RD-Legis 2/2015. Descanso semanal, fiestas y permisos.