Nueva obligación para las empresas: sistema interno de información sobre infracciones y lucha contra la corrupción.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece la obligación de disponer de un sistema interno de información de infracciones penales o administrativas graves o muy graves que comprenderá un canal de comunicación, entendido como el buzón o cauce para la recepción de las denuncias, y una persona responsable del propio procedimiento a seguir, tanto en la administración pública como en el sector privado.

El órgano de administración o de gobierno de cada entidad u organismo obligado por la Ley 2/2023 será el responsable de la implantación del Sistema interno de información, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, debiendo designar una persona física como Responsable del Sistema, nombramiento que se tendrá que notificar a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, así como su cese y las razones que han justificado el mismo.

Este sistema interno de información debe permitir comunicar por escrito o verbalmente sobre cualquier acción u omisión que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea o infracción penal o administrativa grave o muy grave, de tal forma que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

¿Quién está obligado a tener este sistema interno de información?

Además de todas las entidades integrantes del sector público, estarán obligadas las entidades del sector privado que cumplan alguna de las siguientes características:

• Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores.

• Las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente, con independencia del número de trabajadores.

• Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

Como puede ver, todos los autónomos y sociedades con al menos 50 trabajadores están obligados a incorporar un sistema interno de información de infracciones penales y administrativas graves, sea cual sea su sector de actividad. Ahora bien, aquellas empresas con menos de 250 trabajadores pueden compartir entre sí el sistema interno de información y los recursos destinados a la gestión y tramitación de las comunicaciones, tanto si la gestión se lleva a cabo por cualquiera de ellas como si se ha externalizado.

¿Cuándo debe estar disponible el sistema interno de información?

Las Administraciones, organismos, empresas y demás entidades obligadas a contar con un Sistema interno de información deberán implantarlo en el plazo máximo de tres meses a partir de la entrada en vigor de la Ley 2/2023, es decir, antes del 13 de junio de 2023.

No obstante, en el caso de entidades jurídicas del sector privado con menos de 250 trabajadores el plazo para implantar el sistema interno de información se extiende hasta el 1 de diciembre de 2023.

Por su parte, aquellos que ya contaran con canales y procedimientos de información externa de acuerdo con su normativa específica deberán adaptarse a la nueva regulación de la protección de las personas que informen sobre infracciones en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de la Ley 2/2023, esto es, hasta el 13 de septiembre de 2023.