La actitud más adecuada que una empresa debe adoptar ante situaciones de morosidad es la prevención. Una correcta política en la gestión de riesgos y cobros puede suponer la clave, no sólo para reducir y minimizar el porcentaje de morosos, sino también como mecanismo adicional que pueda incrementar la rentabilidad. En esta sección de Supercontable hemos analizado cuáles son las diez principales acciones y/o decisiones que el empresario puede llevar a cabo para evitar posibles situaciones futuras de morosidad o demora en el pago por parte de sus clientes.

DECÁLOGO DE PREVENCIÓN CONTRA LA MOROSIDAD

1. LA INFORMACIÓN ES PODER

Poder de decisión sobre si merece o no la pena llevar a cabo la transacción con el cliente en cuestión. En efecto, cuanto mayor sea la cantidad de información que poseemos sobre un cliente, menor será el riesgo de equivocarnos en la decisión de formalizar una relación comercial con el mismo. Sería adecuado establecer una clasificación interna de clientes según su nivel de solvencia, compromiso, etc, y pedir garantías o avales en caso de que el cliente sea clasificado como “dudoso”.

2. LA IMPORTANCIA DE LA FIRMA

Es vital documentar todas las transacciones: contratos, albaranes, órdenes de compra, notas de entrega, etc.

En el caso de las facturas, las condiciones deberán estar perfectamente detalladas, tales como los datos del cliente, características de entrega pactadas, forma y fecha de pago.

Adquiere una importancia fundamental el hecho de que todos los datos de la operación se encuentren correctamente documentados y que la firma o firmas autorizadas consten con la suficiente claridad para no tener problemas en el momento de una futura reclamación o incumplimiento contractual por parte del cliente.

3. COMO EN TODO, HAY QUE SABER ELEGIR

Resulta adecuado seleccionar y fijar normas de pago teniendo en cuenta las cualidades específicas de la mercancía o servicio objeto de la transacción. Algunas de esas normas podrían ser las siguientes:

Asimismo, también es recomendable formalizar las ventas, en la medida de lo posible, mediante pagarés, letras o cheques con firma autorizada para tener un crédito documentado como mayor protección ante posibles impagos.

Como podemos observar, el cumplimiento del contrato según las condiciones y plazos pactados es tan importante como la correcta elección del instrumento financiero a través del cual vayamos a formalizar la operación.

4. ESTAR AL DÍA CON POSIBLES CLIENTES MOROSOS

En efecto, un adecuado seguimiento de clientes habituales en sectores o situaciones de riesgo supondría un buen mecanismo adicional a la hora de reducir el porcentaje de morosidad en la empresa.

5. COHERENCIA Y CONTROL: DOS CLAVES EN LA POLÍTICA DE RIESGOS DE LA EMPRESA

Coherencia en la asunción de riesgos y toma de decisiones, no estableciendo una pauta general de comportamiento, sino adecuándola al tipo de cliente y a la situación del entorno; y control exhaustivo de las excepciones, sometiendo cada una de ellas a un análisis profundo y pormenorizado.

Una medida apropiada sería determinar límites de riesgo según la tipología del cliente, en base a variables como facturación, beneficios, plantilla, antigüedad de la sociedad, actividad, etc. Evitaremos así incurrir en pérdidas elevadas en caso de morosidad. La finalidad consiste en gestionar, de forma casi simultánea, la acción comercial con la política de riesgos.

6. EL "SEXTO SENTIDO" PUEDE TRAICIONARNOS

No debemos fiarnos de nuestra intuición a la hora de llevar a cabo una transacción comercial, lo mejor es apostar seguro documentando expedientes específicos para cada cliente, ya sea real o potencial, creando nuestra propia base de datos y actualizándola con frecuencia.

7. HABLE CON SU VECINO: QUIZÁ TENGA EL MISMO PROBLEMA QUE USTED

Intercambie información sobre morosos con otras empresas del sector y almacénela mediante la creación y uso de ficheros de morosidad sectorial.

8. CONDICIONES ESTANDARIZADAS POR ESCRITO EN TODOS LOS DOCUMENTOS

Establecer condiciones generales de venta e incluirlas por escrito en pedidos, facturas y documentos habituales; de tal manera que nos aseguremos de que el cliente firme una copia de las condiciones generales de venta para que quede constancia de que las conoce y las ha aceptado.

9. OBJETIVO: CERO FALLOS EN LA GESTIÓN CON EL CLIENTE

Verificar la correcta recepción de la mercancía o prestación del servicio según los términos acordados, para que en caso de reclamación por impago o morosidad, el cliente no pueda alegar incumplimiento de las condiciones pactadas en la operación por parte de la empresa.

10. RESPONSABILIDAD Y COHERENCIA DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL

No forzar las ventas ni fijar objetivos de facturación demasiado ambiciosos, ya que una presión excesiva sobre el departamento comercial podría provocar morosidad, y hacer que los comerciales vendan a clientes de dudoso cobro con el fin de alcanzar los objetivos marcados por la dirección.