Como siempre ha sido habitual en la actividad comercial, la existencia de morosidad e impagos en muchas empresas es una lacra que puede afectar a la viabilidad de nuestra empresa en el tiempo; por ello, vamos a dedicar este comentario a explicar la forma de hacer un requerimiento de pago al deudor, paso previo para luego poder reclamar judicialmente las deudas. El primer medio o vía para reclamar de forma amistosa una deuda es el Requerimiento de Pago al deudor o moroso.

Este requerimiento, para que nos resulte válido y eficaz debe tener unas determinadas características y cumplir unos determinados requisitos, tanto en su contenido como a la hora de su remisión al deudor.

En primer lugar, y en cuanto a su contenido, el requerimiento debe contener la fecha en que se efectúa el mismo y todos los datos del acreedor, es decir, de la empresa o profesional que lo remite, incluyendo su firma. Igualmente, contendrá todos los datos que se posean o se conozcan del deudor o persona a que se dirige.

Deben constar también todos los aspectos relativos a la deuda, es decir, su cuantía, su concepto, el origen de la misma, el plazo en que vencía o debió haberse hecho efectiva y si la misma lleva aparejado algún gasto o ha generado o puede generar intereses. Debe quedar claro al deudor quién reclama, por qué se le reclama y la cuantía total de lo reclamado.

Por lo que se refiere a la forma, lo más importante a tener en cuenta es que el requerimiento debe ser fehaciente, es decir, debe quedar constancia de su remisión y de su recepción, de las fechas tanto de emisión como de recepción por el deudor, así como del contenido del requerimiento.

Por último, es conveniente también advertir al deudor de que si no responde o no procede a hacer efectivo el pago en el plazo indicado, se procederá a reclamar contra él/ella judicialmente el importe de la deuda. El requerimiento de pago es en realidad una comunicación con la que se pretende intimidar o asustar al deudor o moroso y obligarle así a que proceda a pagar.

Es por ello que, con carácter general, recomendamos huir siempre del requerimiento realizado de forma oral, así como del requerimiento realizado mediante un simple escrito entregado en mano o remitido por correo ordinario; pues llegado el caso, el destinatario siempre podrá negar la existencia del requerimiento y/o de su recepción.

El correo ordinario o meramente certificado no es suficiente, ya que, en unos casos no queda constancia del envío y, en otros, no se acredita la recepción por el destinatario.

La primera posibilidad es acudir al correo certificado con acuse de recibo; que es la generalmente utilizada en estos casos, pero, no obstante, es conveniente advertir que, aunque se acredite efectivamente la recepción del requerimiento por el deudor; nunca podremos acreditar cuál es el contenido de la comunicación o requerimiento realizado por esta vía, si el deudor lo niega.

Una recomendación práctica muy interesante sería la de hacer constar en el acuse de recibo (cartulina de color rosa que se adjunta a la carta certificada) el contenido de la comunicación haciendo constar, por ejemplo, la expresión "reclamación de deuda" o "reclamación importe factura nº.../...." porque así el receptor no podrá negar que no conocía el contenido de la comunicación que recibe.

No obstante, existen, dos medios que sí nos permiten acreditar el contenido de la reclamación de pago que pretendemos realizar:

1. El primero de ellos es el envío a través de un requerimiento notarial; que dará fe tanto de la realización del envío, como de su fecha, así como del contenido de la comunicación, ya que, en estos casos, el propio Notario en persona se trasladará al domicilio del destinatario y le entregará la notificación. La ventaja principal de este medio es que el requerimiento se considerará producido aunque en el domicilio del destinatario no se encuentre a nadie o nadie quiera hacerse cargo de la comunicación, pues el Notario se ocupará de reflejar fehacientemente estas circunstancias. Este método permite al destinatario, además, contestar al requerimiento; contestación que el Notario consignará en el mismo acta, siempre que la misma se realice en el momento de efectuar el requerimiento o dentro de los dos días siguientes. El inconveniente de este método, sin embargo, es su coste; dado que habrá que hacer frente a los gastos que implica la intervención del notario y que son, por lo general, elevados.
2. La segunda forma de llevar a cabo el requerimiento es el burofax; que viene siendo cada vez más utilizado; dadas las garantías que ofrece en cuanto a constancia de la realización de la comunicación, de la fecha de la misma, de su recepción, así como de su contenido. El burofax es una modalidad de envío que permite acreditar la realización de la comunicación, la fecha tanto de realización como de recepción, la constancia de la recepción por el destinatario, goza de un sistema de acuse de recibo, y la certificación del contenido de la comunicación enviada; ya que es posible depositar en la Oficina de Correos copia del requerimiento remitido y solicitar posteriormente que la citada Oficina emita un certificado sobre el requerimiento y su contenido; certificación que puede ser utilizada como prueba en cualquier proceso judicial. Por último, señalar que el burofax, incluyendo el acuse de recibo, tiene un coste aproximado de veinticinco euros; coste que resulta inferior al del requerimiento notarial.