Tratamiento contable de los envíos gratuitos de mercancías al exterior

    Con el fin de promocionar los productos que son objeto de comercialización o fabricación, un comerciante o empresario puede optar por una gran cantidad de medios. Entre ellos los más comunes será la publicidad en distintos medios, las promociones comerciales, descuentos, etc.

    En algunos casos también se llega a externalizar la promoción de un producto, dejando en manos de un tercero, empresa de marketing o comunicación, la realización de dichas tareas. Aunque este medio suele ser caro y sólo está al alcance de grandes empresas.

    Uno de los métodos más simples y a la vez más efectivos es, simplemente, regalar muestras de los productos. Este método, evidentemente, no se puede prolongar en el tiempo, ni se puede extender a cualquier persona, con carácter discrecional, sin tener en cuenta las características del destinatario..

    El uso más frecuente que se le da a este método es el de la promoción de nuevos productos con clientes habituales, de este modo se consiguen dos objetivos, el primero dar a conocer a nuestros clientes nuestros nuevos productos, pero, a la vez, congraciar y fidelizar a los clientes en base a la entrega de muestras, gratuitas y sin compromiso, que éstos pueden identificar con regalos, generando de este modo una imagen positiva de la empresa.

    El hecho que nos atañe ahora es el de la contabilización de estas operaciones. La Consulta número 4 del BOICAC número 56/DICIEMBRE 2003 se refiere a estas cuestiones en estos términos;

    " ...la empresa deberá contabilizar la baja en su activo de los bienes entregados gratuitamente mediante el abono a una cuenta de variación de existencias, valorándose por su precio de adquisición o coste de producción. De acuerdo con el principio de prudencia recogido en la primera parte del Plan General de Contabilidad, la transmisión gratuita originará, en principio, un gasto del ejercicio en el que se produzca la citada transmisión, que por su naturaleza, deberá figurar en la cuenta de pérdidas y ganancias como un gasto de naturaleza comercial, de la forma expuesta anteriormente."

   Si las entregas se realizan como contraprestación a servicios o bienes recibidos que tengan la consideración de gasto, se actuará en este modo:

    " ... si las entregas de existencias destinadas a la venta se efectúan como contraprestación de servicios que representan gastos para ella, las mismas formarán parte de la cifra anual de negocios y se valorarán por el precio de adquisición o coste de producción de los bienes o servicios entregados, o por el valor de mercado de lo recibido si es menor que aquel, debiéndose contabilizar como "ventas" o "prestaciones de servicios", según lo establecido en la letra b) de la norma Segunda de la citada Resolución."

   Además, la consulta tiene en cuenta la posibilidad de que estas entregas tengan como objeto el establecimiento de una nueva actividad o la ampliación de una actividad ya existente:

    ".. en la medida que racionalmente, y de una forma clara, este gasto ocasione una ampliación de la actividad de la empresa se considerará, en su caso, como gastos de primer establecimiento, por lo que su imputación a resultados deberá realizarse en un período que en ningún caso podrá exceder de 5 años; dicho período deberá reducirse si los ingresos a producir como consecuencia del gasto, se realizarán en un período menor."

    De este modo nos encontramos con tres posibles usos de un mismo hecho, cual es el de la entrega de mercancías sin contraprestación, al menos sin contraprestación directa.

    En el primer caso, tenemos el modo mas usual de esta operación, contabilizándose la misma como un gasto comercial en el ejercicio en el que se realice, con abono a una cuenta de variación de existencias.

    Por lo que respecta al IVA el artículo 7 declara como no sujetas al impuesto las entregas de muestras gratuitas o sin valor comercial

    "Art. 7. Operaciones no sujetas al Impuesto.

    ...(Extracto del artículo 7 Ley 37/1.992)

    No estarán sujetas al Impuesto:

    2. Las entregas gratuitas de muestras de mercancías sin valor comercial estimable, con fines de promoción de las actividades empresariales o profesionales.

    A los efectos de esta Ley, se entenderá por muestras de mercancías los artículos representativos de una categoría de las mismas que, por su modo de presentación o cantidad, sólo puedan utilizarse en fines de promoción."

    Con respecto al segundo caso se asemeja mucho a la permuta, en esta caso una permuta de servicios , pero con el mismo modo de valoración, valorándose lo recibido por el valor de lo entregado o por el valor de mercado de lo recibido si éste fuere menor.

    Así, contablemente tendría este asiento:

    En referencia al último caso expuesto por el BOICAC, equiparan la entrega gratuita de bienes a los gastos necesarios para el establecimiento de una nueva actividad, activando éstos como gastos de primer establecimiento y amortizándolos en un plazo que no exceda de cinco años.