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  La prestación de servicios de información sobre solvencia pratrimonial y   crédito: Los ficheros de Morosos.

En épocas de crisis una de las consecuencias más evidentes es el incumplimiento de las obligaciones económicas o crediticias que se han contraído en época de bonanza. Es decir, en periodos de dificultad económica una de las primeras secuelas es siempre el incremento de la morosidad.

Y si la morosidad supone un problema para el acreedor, que no cobrará las cantidades que se le deban o tendrá mayores dificultades para ello; también lo es, sin duda, para el deudor, que además de tener que hacer frente a deudas que, en la mayoría de los casos, cada vez son mayores por el efecto de los intereses, gastos, recargos y demás, puede ver seriamente mermada su credibilidad crediticia y/o comercial.

Y es que una de las cuestiones que más quebraderos de cabeza produce en el marco de las relaciones económicas es la inclusión de los datos de una persona en uno de los temidos ficheros de morosos. El no saber que estamos incluidos en un fichero de morosos, o no saber cómo actuar en el caso de que estemos incluidos en uno de estos ficheros, puede darnos al traste con una importante operación comercial con un cliente o proveedor, o puede suponer que se nos deniegue por el banco el crédito o préstamo que tenemos solicitado; lo cual es siempre, pero especialmente en épocas de crisis, un grave inconveniente. Y desde el punto de vista del acreedor, la inclusión del deudor en estos ficheros es una poderosa herramienta de presión para obligarlo a hacer frente al pago de su deuda.

Por ello, y sin perjuicio de señalar que la mejor forma de no estar incluido en un fichero de morosos es hacer frente a las obligaciones económicas que se han contraído o, en caso de dificultad, negociar la situación con el acreedor, en este artículo vamos a facilitar unos apuntes sobre cómo funcionan los ficheros de morosos, cómo deben incluirse los datos en estos ficheros y también cómo debemos actuar cuando descubramos que estamos incluidos en uno de estos ficheros.

La regulación de este tipo de ficheros la encontramos en la Ley Orgánica de Protección de Datos y en su Reglamento de desarrollo. El Art. 29 de la Ley se refiere específicamente a los ficheros de datos para la prestación de servicios sobre solvencia patrimonial y crédito, conocidos popularmente como "ficheros de morosos", y establece una serie de especialidades en relación con la recogida y tratamiento de datos personales para dicho fin.

Así, en primer lugar, el Art. 29 establece que quienes se dediquen a la prestación de este tipo de servicios sólo pueden tratar datos personales obtenidos de registros y fuentes accesibles al público o que procedan de informaciones facilitadas por el propio interesado o con su consentimiento.

También podrán ser objeto de tratamiento los datos relativos al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones dinerarias que sean facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta. En este caso, el responsable del fichero está obligado, conforme al Art. 29, apartado 2º, de la Ley, a notificar a los interesados, en el plazo de treinta días desde el registro, una referencia de los datos personales que han sido incluidos en el fichero y se les informará de su derecho a recabar información sobre los mismos, así como de la posibilidad y la forma de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que reconoce la LOPD.

La notificación se hará de forma fehaciente y por cada una de las deudas cuyos datos se incorporen al fichero, con independencia de que se refieran al mismo o a distintos acreedores. En todo caso, será necesario que el responsable del fichero pueda conocer si la notificación ha sido objeto de devolución por cualquier causa, en cuyo caso no podrá proceder al tratamiento de los datos referidos a ese interesado.

Es decir, en un "fichero de morosos" sólo pueden incluirse datos que provengan del acreedor, que es lo más habitual, del propio deudor o de fuentes accesibles al público.

El responsable de tratamiento de este tipo de ficheros esta también obligado a facilitar, cuando así le sea solicitado por el interesado, los datos, las valoraciones y las apreciaciones que se hayan comunicado o cedido durante los últimos seis meses y el nombre y dirección de la persona a quien se hayan comunicado.

Asimismo, y conforme a este precepto, sólo se podrán registrar y ceder datos determinantes para enjuiciar la solvencia económica que no se refieran, cuando sean adversos, a más de seis años, y que respondan con veracidad a la situación actual de los interesados. El cómputo de este plazo de seis años se iniciará con la inclusión de los datos personales desfavorables en el fichero y, en todo caso, desde el cuarto mes, contado a partir del vencimiento de la obligación incumplida o del plazo en concreto de la misma, si la obligación fuese de cumplimiento periódico; tal y como índica la Norma Tercera de la Instrucción 1/1995, de 1 de Marzo, de la AEPD, relativa a la prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y de crédito.

Además de todo ello, y de conformidad con la Instrucción 1/1995, de 1 de Marzo, de la AEPD, relativa a la prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y de crédito, los datos personales que se incluyan en estos ficheros deben reunir los siguientes requisitos:

- Deben referirse a una deuda previa, cierta, vencida y exigible y que haya resultado impagada.

- Debe haber existido un requerimiento previo de pago por parte del acreedor y a quien corresponda el cumplimiento de esa obligación de pago. En el requerimiento se debe hacer constar, además, que en caso de no verificarse el pago, los datos del deudor podrán incluirse en un fichero de solvencia patrimonial.

- No puede haberse entablado respecto de dicha deuda ninguna reclamación judicial, arbitral o administrativa.

- No puede existir un principio de prueba documental que contradiga la existencia de dicha deuda o cualquiera de los anteriores requisitos. En este caso, el responsable del fichero debe proceder a la cancelación cautelar de los datos personales, en el supuesto en que ya hayan sido incluidos en el fichero.

El acreedor, o quien actúe por su cuenta o interés, está obligado además a asegurarse de que todos estos requisitos se cumplen antes de facilitar los datos personales a los responsables de estos ficheros de solvencia patrimonial y de crédito. Además, el acreedor está obligado a conservar, a disposición de la AEPD y también del titular del fichero de solvencia patrimonial, la documentación que acredite que se han cumplido todos los requisitos legales para la inclusión.

Asimismo, el acreedor deberá comunicar también a los responsables de estos ficheros la inexistencia o inexactitud de los datos personales que hayan sido facilitados; al objeto de que se proceda a su cancelación o modificación en el menor tiempo posible y, en todo caso, en el plazo máximo de una semana, de conformidad con la Norma Primera de la Instrucción 1/1995, de 1 de Marzo, de la AEPD, relativa a la prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y de crédito.

Para instar la rectificación o cancelación de los datos que figuran en uno de estos ficheros el afectado deberá dirigirse, personalmente o a través de representante legal debidamente acreditado, al responsable del fichero ejercitando los derechos de rectificación o cancelación, acreditando bien que se ha pagado la deuda, bien que la inclusión de esos datos se debe a un error. Vamos a explicar a continuación cómo debemos ejercer ese derecho de cancelación.

¿Qué debemos hacer para cancelar los datos de un fichero de morosidad en el que hemos sido incluidos?

Conforme al Art. 16 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el titular de los datos puede ejercitar su derecho de cancelación dirigiendo un escrito al responsable del fichero de la entidad que este utilizando los mismos. Es preciso dirigirse, en primer lugar, a la entidad que este utilizando dichos datos personales; porque la Agencia Española de Protección de Datos no tiene ni conserva datos personales de los ciudadanos. No obstante, si desconoce la dirección del responsable del fichero, sí puede solicitarla a la Agencia Española de Protección de Datos.

Este derecho tiene el carácter de personalísimo; por lo que el titular de los datos deberá dirigirse directamente a dicha entidad, utilizando cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de su escrito ejercitando el derecho de cancelación, adjuntando al mismo la copia de su DNI o documento de de identificación. Si se ejercita este derecho a través de representación legal, deberá aportarse, además del DNI o documento de identidad del/a interesado/a, también el DNI o documento de identidad del representante y el documento auténtico acreditativo de la representación que se ostenta del/a interesado/a.

Una vez formulada la solicitud de cancelación pueden darse varias posibilidades:

Si la solicitud se dirige al titular del fichero de solvencia patrimonial, éste tomará las medidas oportunas para trasladar dicha solicitud a la entidad que haya facilitado los datos, para que ésta la resuelva. En el caso de que el responsable del fichero común no haya recibido contestación por parte de la entidad en el plazo de siete días, procederá a la rectificación o cancelación cautelar de los mismos.

Si la solicitud de cancelación se dirige directamente al acreedor que haya facilitado los datos al fichero de solvencia patrimonial, procederá a la rectificación o cancelación de los mismos en sus ficheros y a notificarlo al titular del fichero de morosos en el plazo de diez días, dando asimismo respuesta al interesado en los términos previstos en los artículos 32 y 33 del Reglamento de desarrollo de la LOPD.

Por último, si la solicitud se dirige a otra entidad participante en el sistema, que no hubiera facilitado al fichero común los datos, dicha entidad informará al afectado sobre este hecho en el plazo máximo de diez días, proporcionándole, además, la identidad y dirección del titular del fichero de morosidad para que, en su caso, pueda ejercitar sus derechos ante el mismo.

El responsable del tratamiento de ese fichero deberá realizar la cancelación interesada en el plazo de 10 días. Si en ese plazo el solicitante no recibe contestación o ésta es insatisfactoria, puede entonces realizar, conforme al Art. 18 de la Ley, una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, instando la tutela de la misma y acompañando a su reclamación la documentación acreditativa de haber solicitado la cancelación de datos ante la entidad que se trate.

La Agencia de Protección de Datos debe dictar resolución sobre la reclamación de tutela solicitada en el plazo de seis meses; y contra las resoluciones de la Agencia de Protección de Datos podrá interponerse recurso contencioso-administrativo.

FORMULARIO DERECHO CANCELACIÓN

Fdo. Antonio Millán Callado.

Abogado Ejerciente y Responsable del Dpto. Jurídico de RCR, Proyectos de Software.